Заказать звонок Заказать презентацию Задать вопрос

Электронный документооборот

Работа сервиса электронного документооборота построена в виде единого окна, в котором собираются разные документы. Единое окно документов доступно как на ПК так и в мобильном приложении.

Список документов Clobbi. Smart Manager на ПК

Список документов (моб.)

Список документов на мобильном приложении Smart Manager

 

 Анализ состояния документа

 

По каждому документу в любой момент можно посмотреть его местонахождение с помощью визуального отображения бизнес-процесса:

БП

Визуальная схема прохождения документа по стадиям в Smart Manager на ПК

 

По каждому документу храниться история всего жизненного пути документа. Это позволяет ответить на вопросы «Где?», «У кого?» и «Сколько по времени?» находился документ, а также выявить, где задерживаются документы в процессе работы:

 

История движения документа (десктоп)

История движения и работы с документом в Smart Manager на ПК

История движения документа (моб.)

История движения и работы с документом на мобильном приложении Smart Manager

 

В процессе работы с документом есть возможность оставлять комментарии, уточнения или замечания к документу, что позволяет оперативно вносить нужные изменения или дополнения к документу:

 

Обуждения документы (десктоп)

Обсуждения к документу в Smart Manager на ПК

Обсуждения для документов (моб.)

Обсуждения для документов на мобильном приложении Smart Manager

 

 Обработка входящей корреспонденции

 

Все документы, поступающие в компанию, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, и передаются на исполнение сотрудникам компании.

С помощью Smart Manager все входящие документы можно регистрировать и обрабатывать в электронном виде не зависимо от вида их поступления (в бумажном или электронном), и сократить время на их обработку.

Работа с входящей документацией включает в себя такие этапы:

ШК  Регистрация документов

task   Расписывание документа – создание проектов резолюций

e-sign Подписание резолюций к документу с ЭЦП

ypravlyay  Расписывание задач и их выполнение

btuFkGPPwuM  Исполнение документа

Регистрация документов

 

Регистрация документа в Clobbi Smart Manager состоит с нескольких последовательных действий, в зависимости от того, в каком виде пришел документ. Для регистрации входящего документа, пришедшего в бумажном виде, необходимо выполнить следующие действия:

  • Создание электронной карточки документа с автоматическим присвоением регистрационного номера документа.
    Сервис позволяет выполнять гибкое формирование нумерации для документов (в разрезе подразделений, журналов учета, периода и т.д) с отображением в номере документа любых реквизитов: индекс повторения, код подразделения или журнала учета и многое другое;
  • Установление привязки к уже существующим документам (при необходимости);
  • Нанесения штрих-кода на бумажном оригинале документа (печать штрих-кода);
  • Сканирование бумажного оригинала документа с автоматическим добавлением скан-копии (разных форматов) в виде файлов-вложений к карточке документа.
Регистрация документов

Электронный документ в Smart Manager

Докумен входящий (моб.)

Электронный документ на мобильном приложении Smart Manager

 

Расписывание документа – создание проектов резолюций

 

Следующим этапом обработки входящего документа после регистрации- наложение резолюций на документ (создание задач). На данном этапе руководитель или помощник руководителя на основании документа создают проекты задач профильным исполнителям. При расписывании резолюций есть возможность среди нескольких исполнителей отметить ответственного (главного) исполнителя, установить плановый, контрольный, периодический сроки исполнения, приоритет важности, срочности и многое другое. Документы, адресованы в структурные подразделения, передаются в подразделения сразу после регистрации, минуя руководство компании.

Zadachi-k-dokumentu

Задачи к документу в Smart Manager на ПК

задачи к документу (моб.)

Задачи к документу на мобильном приложении Smart Manager

 

Подписание резолюций к документу с ЭЦП

 

После создания проектов резолюций, автор (руководитель) может заверить свою резолюцию с помощью ЭЦП (электронно-цифровой подписи). При подписании, в сервисе автоматически формируется отчет с содержанием резолюций, который прикрепляется к документу, а на задачах автоматически проставляется признак подписания. Электронная цифровая подпись закрепляет содержимое документа, и исключает возможность его несанкционированного изменения.

Подписание резолюций (десктоп)

Подписание резолюций к документу в Smart Manager на ПК

 

ЭЦП представляет собой набор символов, получаемый с помощью наложения на текст документа хэш-функции. Любой пользователь, обладающий собственным закрытым ключом, может подписать электронный документ ЭЦП. Далее, все пользователи, имеющие доступ к документу, с помощью открытого ключа могут проверить правильность представленной в документе информации и убедиться, что не было несанкционированного изменения данных.

Важно, что в сервисе Clobbi возможна интеграция с внешними поставщиками аккредитованной цифровой подписи.

 

Расписывание задач и их выполнение

 

На данном этапе есть возможность всем исполнителям документа, согласно резолюции руководителя, расписать задачи на исполнение своим подчиненным.

Работа с задачами более подробно описана в разделе «Управление задачами».

 

Подготовка исходящей корреспонденции

 

Исходящие документы – это, в основном, письма (инициативные, письма-ответы), которые появляются в ходе официальной переписки компании с другими организациями/лицами.

С помощью Smart Manager, все исходящие документы можно создавать, согласовывать, подписывать, регистрировать и даже отправлять сразу в электронном виде. Это позволяет больше не «бегать по кабинетам», собирая визы и подписи, и не задерживать отправку официального письма в ожидании, когда у руководителя закончится встреча.

Работа с исходящей документацией включает в себя такие этапы:

проект   Создание проекта документа

формирование листа согласования  Формирование листа согласования

Согласование  Согласование документа

ШК   Регистрация документа

Отправка  Отправка документа

 

 Создание проекта документа

 

Исходящие документы создаться в подразделениях как по инициативе сотрудника (автора документа), так и в ходе выполнения задачи по входящему документу. Создание документа состоит с двух этапов:

  • создание карточки исходящего документа
  • добавление проекта документа (файла), используя преднастроенные шаблоны для исходящих писем
Согласование

Электронный шаблон документа в Smart Manager на ПК

 

Формирование листа согласования

 

Для быстрого, эффективного и прозрачного процесса согласования, автор документа может самостоятельно задавать список согласующих лиц, а также очередность и последовательность согласования, указывая обязательных и необязательных согласующих лиц. Обязательные согласующие лица могут быть добавлены автоматически.

Лист согласования

Формирование листа согласования к документу в Smart Manager на ПК

 

Согласование документа

 

Согласование документа включает в себя работу с вложениями, создание новых версий или добавление замечаний к документу.Это дает возможность одновременной (коллективной) работы с документами. Также предусмотрена возможность подписания версий документа с использованием электронно-цифровой подписи (ЭЦП). При согласовании, все версии документа сохраняются, что позволяет отследить ход согласования документа.
К документу формируется лист согласования в виде отчета.

Лист согласования (отчет)

Отчет Листа согласования к документу в Smart Manager

 

Регистрация документа

 

Для исходящей документации после этапа согласования и подписи следует этап регистрации документа: нанесение на документ нумерации, штрих-кода и его сканирование.

 

Отправка документа

 

Финальным этапом обработки исходящего документа является его отправка. Отправка документов в электронном виде происходит автоматически. Исходящие документы можно отправлять как внешним организациям/лицам, так и передавать их на подчиненные организационные единицы.

 

Работа с внутренними документами

 

Внутренние документы – это документы, которые готовятся, оформляются и исполняются в пределах компании, в соответствии с внутренними правилами разработки документов.

Обработка внутренних документов отличается от обработки исходящих документов тем, что все внутренние документы можно не только создавать и согласовывать в электронном виде, но и подписывать также в электронном виде, не порождая бумажных документов.

Процесс обработки внутренней корреспонденции состоит из следующих этапов:

проект  Создание проекта документа

формирование листа согласованияФормирование листа согласования

формирование листа согласованияСогласование документа

e-sign Подписание документа

Этапы создания и согласования документов более подробно описаны в разделе «Подготовка исходящей корреспонденции«.

Подписание документов осуществляется руководителями организации (структурных подразделений) с использованием электронной цифровой подписи. При подписании документы автоматически конвертируются в формат PDF с нанесением на документ регистрационного номера и штрих-кода.

Визуально в окне вложений будет понятно, где подписанный файл, а также в нижней части экрана вложений можно получить информацию о подписанте (чьей подписью было подписано), кто добавил подпись и дату подписания.

Podpisannyiy-e-lektronnyiy-dokument

Отображение данных о электронно-цифровой подписи в Smart Manager

 

Исполнение документа

 

Выполнение внутреннего документа это выполнение всех задач и поручений к документу. Результатом выполнения может быть как подготовка нового ответного документа (исходящего/внутреннего), так и просто ознакомление, закрытие задачи.

Работа с задачами более подробно описана в разделе «Управление задачами».

 

Работайте с документами в Clobbi Smart Manager  — экономьте свое время и ресурсы Вашей компании.

 

Рекомендуем также ознакомиться с разделами:

 

Оставьте свои контактные данные

Оставьте свои контактные данные и мы вышлем Вам подборку лучших материалов об инструментах управления компанией


Заказать обратный звонок
Заказать презентацию
Ваш запрос на обратный звонок отправлен! Наши менеджеры свяжутся с Вами в ближайшее время
Ваш вопрос отправлен! Наши менеджеры свяжутся с Вами в ближайшее время
Спасибо за обращение! Наши менеджеры свяжутся с Вами в ближайшее время, чтобы согласовать дату, время и формат презентации