Электронный документооборот
Работа системы электронного документооборота построена в виде единого окна, в котором собираются разные документы. Единое окно документов доступно как на ПК так и в мобильном приложении.
Список документов Clobbi. Smart Manager на ПК
Список документов на мобильном приложении Smart Manager
Анализ состояния документа
По каждому документу в любой момент можно посмотреть его местонахождение с помощью визуального отображения бизнес-процесса
Визуальная схема прохождения документа по стадиям в Smart Manager на ПК
Система документооборота позволяет по каждому документу получать сведения об истории всего жизненного пути документа. Это позволяет ответить на вопросы «Где?», «У кого?» и «Сколько по времени?» находился документ, а также выявить, где задерживаются документы в процессе работы.
История движения и работы с документом в Smart Manager на ПК
История движения и работы с документом на мобильном приложении Smart Manager
В рамках управления документооборотом есть возможность оставлять комментарии, уточнения или замечания к документу, что позволяет оперативно вносить нужные изменения или дополнения к нему.
Обсуждения к документу в Smart Manager на ПК
Обсуждения для документов на мобильном приложении Smart Manager
Обработка входящей корреспонденции
Все документы, поступающие в компанию, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, и передаются на исполнение сотрудникам компании.
Система электронного документооборота СЭД Smart Manager позволяет регистрировать все входящие документы и обрабатывать их в электронном виде независимо от вида их поступления (в бумажном или электронном), сократив время на их обработку.
Система документооборота в работе с входящей документацией включает в себя такие этапы:
Регистрация документов
Расписывание документа – создание проектов резолюций
Подписание резолюций к документу с ЭЦП
Расписывание задач и их выполнение
Исполнение документа
Регистрация документов
Регистрация документа в программе электронного документооборота Clobbi Smart Manager состоит из нескольких последовательных действий, в зависимости от того, в каком виде пришел документ. Для регистрации входящего документа, пришедшего в бумажном виде, необходимо выполнить следующие действия:
- Создание электронной карточки документа с автоматическим присвоением регистрационного номера документа.
- Система автоматизации документооборота позволяет выполнять гибкое формирование нумерации для документов (в разрезе подразделений, журналов учета, периода и т.д) с отображением в номере документа любых реквизитов: индекс повторения, код подразделения или журнала учета и многое другое;
- Электронная система документооборота устанавливает привязку к уже существующим документам (при необходимости);
- Нанесения штрих-кода на бумажном оригинале документа (печать штрих-кода);
- Сканирование бумажного оригинала документа с автоматическим добавлением скан-копии (разных форматов) в виде файлов-вложений к карточке документа.
Электронный документ в Smart Manager
Электронный документ на мобильном приложении Smart Manager
Расписывание документа – создание проектов резолюций
Следующим этапом обработки входящего документа после регистрации является наложение резолюций на документ (создание задач). На данном этапе руководитель или помощник руководителя на основании документа создает проекты задач профильным исполнителям. При расписывании резолюций есть возможность среди нескольких исполнителей отметить ответственного (главного) исполнителя, установить плановый, контрольный, периодический сроки исполнения, приоритет важности, срочности и многое другое. Документы, адресованы в структурные подразделения, передаются в подразделения сразу после регистрации, минуя руководство компании.
Задачи к документу в Smart Manager на ПК
Задачи к документу на мобильном приложении Smart Manager
Подписание резолюций к документу с ЭЦП
Электронный документооборот подразумевает, что после создания проектов резолюций, автор (руководитель) может заверить свою резолюцию с помощью ЭЦП (электронно-цифровой подписи). При подписании, в сервисе автоматически формируется отчет с содержанием резолюций, который прикрепляется к документу, а на задачах автоматически проставляется признак подписания. Электронная цифровая подпись закрепляет содержимое документа, и исключает возможность его несанкционированного изменения.
Подписание резолюций к документу в Smart Manager на ПК
ЭЦП представляет собой набор символов, получаемый с помощью наложения на текст документа хэш-функции. Любой пользователь, обладающий собственным закрытым ключом, может подписать электронный документ ЭЦП. Далее, все пользователи, имеющие доступ к документу, с помощью открытого ключа могут проверить правильность представленной в документе информации и убедиться, что не было несанкционированного изменения данных.
Важно, что в сервисе Clobbi возможна интеграция с внешними поставщиками аккредитованной цифровой подписи.
Расписывание задач и их выполнение
На данном этапе электронный оборот документов дает возможность всем исполнителям документа, согласно резолюции руководителя, расписать задачи на исполнение своим подчиненным.
Работа с задачами более подробно описана в разделе «Управление задачами».
Подготовка исходящей корреспонденции
Исходящие документы – это, в основном, письма (инициативные, письма-ответы), которые появляются в ходе официальной переписки компании с другими организациями/лицами.
С помощью системы электронного документооборота Smart Manager, все исходящие документы можно создавать, согласовывать, подписывать, регистрировать и даже отправлять сразу в электронном виде. Это позволяет больше не «бегать по кабинетам», собирая визы и подписи, и не задерживать отправку официального письма в ожидании, когда у руководителя закончится встреча.
Работа с исходящей документацией включает в себя такие этапы:
Создание проекта документа
Формирование листа согласования
Согласование документа
Регистрация документа
Отправка документа
Создание проекта документа
Исходящие документы создаются в подразделениях как по инициативе сотрудника (автора документа), так и в ходе выполнения задачи по входящему документу. Создание документа состоит с двух этапов:
- создание карточки исходящего документа
- добавление проекта документа (файла), используя преднастроенные шаблоны для исходящих писем
Электронный шаблон документа в Smart Manager на ПК
Формирование листа согласования
Для быстрого, эффективного и прозрачного процесса согласования, автор документа может самостоятельно задавать список согласующих лиц, а также очередность и последовательность согласования, указывая обязательных и необязательных согласующих лиц. Обязательные согласующие лица могут быть добавлены автоматически.
Формирование листа согласования к документу в Smart Manager на ПК
Согласование документа
Согласование документа включает в себя работу с вложениями, создание новых версий или добавление замечаний к документу. Это дает возможность одновременной (коллективной) работы с документами. Также предусмотрена возможность подписания версий документа с использованием электронно-цифровой подписи (ЭЦП). При согласовании, все версии документа сохраняются, что позволяет отследить ход согласования документа.
К документу формируется лист согласования в виде отчета.
Отчет Листа согласования к документу в Smart Manager
Регистрация документа
Для исходящей документации после этапа согласования и подписи следует этап регистрации документа: нанесение на документ нумерации, штрих-кода и его сканирование.
Отправка документа
Финальным этапом обработки исходящего документа является его отправка. Отправка документов в электронном виде происходит автоматически. Исходящие документы можно отправлять как внешним организациям/лицам, так и передавать их на подчиненные организационные единицы.
Работа с внутренними документами
Внутренние документы – это документы, которые готовятся, оформляются и исполняются в пределах компании, в соответствии с внутренними правилами разработки документов.
Обработка внутренних документов отличается от обработки исходящих документов тем, что все внутренние документы можно не только создавать и согласовывать в электронном виде, но и подписывать также в электронном виде, не порождая бумажных документов.
Процесс обработки внутренней корреспонденции состоит из следующих этапов:
Создание проекта документа
Формирование листа согласования
Согласование документа
Подписание документа
Этапы создания и согласования документов более подробно описаны в разделе «Подготовка исходящей корреспонденции«.
Подписание документов осуществляется руководителями организации (структурных подразделений) с использованием электронной цифровой подписи. При подписании документы автоматически конвертируются в формат PDF с нанесением на документ регистрационного номера и штрих-кода.
Визуально в окне вложений будет понятно, где подписанный файл, а также в нижней части экрана вложений можно получить информацию о подписанте (чьей подписью было подписано), кто добавил подпись и дату подписания.
Отображение данных о электронно-цифровой подписи в Smart Manager
Исполнение документа
Электронный оборот документов обеспечивает выполнение всех задач и поручений к документу. Результатом выполнения может быть как подготовка нового ответного документа (исходящего/внутреннего), так и просто ознакомление, закрытие задачи.
Работа с задачами более подробно описана в разделе «Управление задачами».
Работайте с документами с помощью программы для электронного документооборота Clobbi.Smart Manager, и экономьте свое время и ресурсы Вашей компании.
Рекомендуем также ознакомиться с разделами:
