Заказать звонок Заказать презентацию Задать вопрос

Управление проектами

Для того, чтобы правильно планировать, выполнять и контролировать выполнение задач проектов, в сервисе Clobbi доступен удобный инструмент «Управление проектами». Организуйте работу команды эффективно, чтобы выдерживать сроки и объёмы запланированного бюджета.

Управление проектами в сервисе Clobbi

Управление проектами в сервисе Clobbi

 

Добавление нового проекта

 

  • Создавайте проекты как внутри своей организации, так и совместные проекты со своими заказчиками.
  • Подбирайте команду проекта среди своих сотрудников и добавляйте участников из справочника персонала вашей организации.
  • Добавляйте к задачам проекта ответственных со стороны других организаций. Выбирайте участников из контактных лиц справочника контрагентов и открывайте им доступ к просмотру состояния задач проекта.
  • Управляете доступом к проектам и отдельно к задачам проектов. Определите участников команды, которые могут просматривать или редактировать задачи проекта как среди сотрудников вашей организации, так и среди участников проекта со стороны других организаций.
  • Ускоряйте формирование задач проекта, вставляя уже имеющиеся данные из внешних источников: MS Excel, MS Project или любого другого приложения, которое копирует таблицу в буфер обмена.
Вставка данных в проект Clobbi из MS Project или из MS Excel

Вставка данных в проект Clobbi из MS Project, MS Excel или из других источников

 

Планирование работ по проекту

 

  • Создавайте задачи и проекты по образцу готовых проектов, чтобы сэкономить время на ввод нового проекта
  • Создавайте и редактируйте зависимости между задачами прямо в диаграмме Гантта, перемещая работы и устанавливая связи.
  • Получайте плановые даты выполнения задач проекта с помощью автоматического расчёта по согласованной трудоёмкости с учётом графика работы участников проекта.
  • Помимо расчёта сроков выполнения промежуточных задач, планируйте другие ресурсы проекта: люди, финансы, материалы и др.
  • Сохраняйте профили с предварительно настроенным перечнем проектов и задач, с которыми часто приходится работать, и быстро переключайтесь между ними.

 

Условие отбора при входе в управление проектами Clobbi

Условие отбора при входе в управление проектами Clobbi

 

Фактическое исполнение задач проекта

 

  • Выполняйте актуализацию фактически затраченного времени по выполняемым задачам проекта всеми участниками
  • Привязывайте документы к задачам проекта и имейте всегда под рукой все документы контрагентов, участвующих в текущем проекте.
  • Закрывайте выполненные задачи и высвобождайте ресурсы для выполнения других задач
  • Отмечайте контрольные точки, чтобы упростить контроль состояния проекта, разбив его на более крупные интервалы. Актуализация проекта на каждой контрольной точке позволит иметь реальное представление о сроках выполнения и фактически потраченных ресурсах за прошлый период.
Контроль фактической трудоёмкости по задачам проекта

Отображение фактической трудоёмкости по журналу работ

 

Контроль и управление задачами проекта

 

  • Выполняйте анализ сразу нескольких проектов в одном окне, оцените общее состояние и загрузку ресурсов по проектам
  • Ведите оперативные работы в режиме протокола, печатайте протоколы технических совещаний и контролируйте исполнение пунктов протокола прямо в проекте. Держите участников в курсе состояния текущих задач проекта.
  • Управляйте автоматической рассылкой отчётов о состоянии задач по проектам. Получайте актуальную информацию по различным проектам прямо на свою почту.
  • Контролируйте сроки выполнения задач проекта и превышение плановой трудоёмкости по цветовой индикации диаграммы Гантта и по соответствующим уведомлениям в виде отображения и в отчётах.
Отчёт для контроля состояния проектов, приходящий на электронную почту

Отчёт о состоянии проектов. Пример отчёта, приходящего по почте.

 

Загрузка ресурсов проектов

 

  • Планируйте загрузку каждого исполнителя по степени участия в каждом проекте
  • Выполняйте контроль загрузки исполнителей помесячно
Степень участия персонала в проекте

Степень участия персонала в проекте

 

Загрузка ресурсов проектов

Загрузка исполнителей по проектам

 

Задачи проектов по исполнителю

 

Задачи проектов выполняются согласно бизнес-процессам, настроенным в сервисе Clobbi.
Бизнес-процесс выполнения задач проекта назначается только записям с типом задачи «Оперативная работа».

Управление проектами. Бизнес-процесс выполнения оперативных работ

Бизнес-процесс выполнения оперативных работ проекта

 

Также доступен контроль оперативных работ проекта через SmartManager по каждой стадии выполнения.
Ведите обсуждение по проекту и выполняете согласование работ проектов прямо с мобильного устройства.

В момент создания новой оперативной работы проекта, в SmartManager у исполнителя, ответственного за данную оперативную работу, появляется новая задача с соответствующим уведомлением об этом. Уведомление может быть выполнено одним или несколькими из способов:

  • автоматическое уведомление на электронную почту исполнителя задачи проекта
  • быстрое уведомление при нахождении в сервисе Clobbi (или при входе в сервис Clobbi)
  • push-уведомление на мобильное устройство (через мобильное приложение SmartManager)

Таким образом, исполнитель всегда будет оперативно уведомлен о том, что появилась новая работа в проекте, и сможет посмотреть детальную информацию, находясь даже не на рабочем месте, а также вести обсуждение по данной задаче с другими участниками.

По завершению выполнения работы исполнитель может поставить отметку (на ПК либо в мобильном приложении) о том, что данная задача проекта выполнена, и руководитель будет об этом уведомлен автоматически. Отметка ставится путём перемещения задачи на следующую стадию бизнес-процесса.

Если для задачи проекта исполнитель установлен не был, то эта оперативная работа автоматически попадает в пул задач пользователя, добавившего данную работу проекта. После заполнения/изменения исполнителя оперативной работы, соответствующее изменение произойдет в SmartManager, и, пропав из перечня задач предыдущего исполнителя, появится в перечне задач нового исполнителя с соответствующие уведомлением его.

Таким образом, ни одна из задач проекта не останется без исполнителя. Исключением являются верхние уровни проектов, такие как проект, подпроект и этап, т.к. ответственными в этих случаях будут руководители проектов/подпроектов. Они должны выполнять анализ общего выполнения своих проектов и отмечать вручную завершение каждой такой задачи верхнего уровня.

 

 

Рекомендуем также ознакомиться с разделами:

Оставьте свои контактные данные

Оставьте свои контактные данные и мы вышлем Вам подборку лучших материалов об инструментах управления компанией


Заказать обратный звонок
Заказать презентацию
Ваш запрос на обратный звонок отправлен! Наши менеджеры свяжутся с Вами в ближайшее время
Ваш вопрос отправлен! Наши менеджеры свяжутся с Вами в ближайшее время
Спасибо за обращение! Наши менеджеры свяжутся с Вами в ближайшее время, чтобы согласовать дату, время и формат презентации